Come funziona la nuova fattura elettronica: come utilizzarla e quali vantaggi offre

Il processo di digitalizzazione dei servizi che interessano le imprese e la Pubblica Amministrazione sta portando diverse novità nella fatturazione e nella fiscalizzazione, tra cui la recente introduzione della nuova fattura elettronica. Si tratta di uno strumento telematico con il quale le imprese possono comunicare direttamente con la PA e tra di loro, seguendo una gestione online delle fatture di pagamento che va verso la totale trasparenza e la semplificazione dei rapporti. Cerchiamo quindi di capire come funziona la nuova fattura elettronica, chi deve utilizzarla e quali sono i vantaggi offerti da questa forma di fatturazione.

Fattura elettronica: cos’è e come funziona

Dal 31 marzo del 2015 è stata introdotta nel nostro Paese la fattura elettronica, uno strumento indispensabile per le imprese che forniscono beni e servizi alla Pubblica Amministrazione ma anche nel settore del B2B. In particolare nei rapporti con la PA per legge dal 2015 non è più possibile utilizzare altre forme di invio delle fatture, infatti l’unica modalità accettata è quella della fattura elettronica. Quest’ultima è contraddistinta dalla firma digitale, un contrassegno individuale che permette di garantire l’originalità e l’autenticità di ogni documento telematico.

Le fatture elettroniche vengono conservate in un archivio per una durata massima di 10 anni, ovviamente sempre in formato digitale. A differenza dei rapporti con la PA anche in quelli tra le imprese è possibile utilizzare la fattura elettronica, un’opzione che rimarrà facoltativa per tutto il 2018 ma che già dal prossimo anno diverrà obbligatoria per legge. Perciò è importante iniziare a prendere dimestichezza con questo nuovo strumento, per non trovarsi impreparati quando fra pochi mesi tutte le aziende dovranno utilizzare il formato elettronico per le fatture.

Chi deve utilizzare la fattura elettronica

Come abbiamo accennato per il momento l’uso della fattura elettronica è obbligatorio soltanto per le imprese che hanno rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, infatti dal 2015 non è più possibile inviare fatture in altri formati che siano differenti da quello digitale. L’utilizzo di tale servizio invece rimane facoltativo per le comunicazione tra le imprese, B2B, e tra le imprese e i privati, B2C, le quali comunque possono già usare la fattura elettronica e iniziare a dotarsi dei sistemi necessari per questo tipo di strumento digitale.

Fattura elettronica: quali vantaggi offre?

Il cambiamento digitale sta tentando di ammodernare i servizi di natura fiscale, un cammino che vuole portare trasparenza nelle dichiarazioni fiscali e facilitare i rapporti dei cittadini e delle imprese con il Fisco. Tra i vantaggi della fattura elettronica c’è l’archiviazione digitale, che per legge deve essere disponibile per almeno 10 anni dalla data di emissione. Questa norma permetterà alle aziende e ai privati di avere un valido supporto nel caso di controversie legali, inoltre consentirà di abbattere e velocizzare la burocrazia necessaria per far valere i propri diritti di riscossione.

Un altro beneficio conseguente all’uso della fattura elettronica è il netto risparmio nei costi di fatturazione, un aspetto estremamente importante sia per le grandi aziende che per le piccole e medie imprese. Secondo alcuni studi eseguiti dal Politecnico di Milano, un’impresa di medie dimensioni potrebbe arrivare a economizzare da 7,5 a 11,5€ per ogni fattura emessa, calcolando un volume di circa 3.000 fatture l’anno. Il risparmio è dato sia dai costi diretti, come carta, stampa e personale addetto all’espletamento di tali pratiche che indiretti, derivati dalla velocizzazione delle comunicazioni e dalla semplificazione burocratica.

Fatture elettroniche tra aziende e privati: come muoversi

Dal primo gennaio del 2019 sarà obbligatorio per tutti inviare le fatture esclusivamente in formato elettronico tramite i nuovi servizi digitali. Le possibilità a disposizione delle imprese sono fondamentalmente due, utilizzare il sistema progettato per i rapporti con la Pubblica Amministrazione, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate o SdL oppure usare un programma differente, che abbia però le stesse caratteristiche e che risponda ai medesimi parametri previsti dalla normativa di legge.

L’utilizzo di uno dei due sistemi non cambia nulla a livello pratico, poiché le fatture dovranno sempre essere inviate in formato elettronico e venire conservate in un archivio digitale per almeno 120 mesi. Tuttavia adottando il sistema usato per le comunicazioni con la PA è possibile usufruire di notevoli agevolazioni fiscali, tra cui l’esclusione da:

• l’invio dei dati per lo spesometro
• le comunicazioni di operazioni con i Paesi inseriti nelle blacklist
• l’invio di dati per i modelli Intrastat
• le comunicazioni dei contratti di leasing
• la registrazione delle fatture nei registri

Oltre a questi benefici l’Agenzia delle Entrate riconosce il diritto a ricevere prioritariamente tutti i rimborsi IVA spettanti, entro 3 mesi dalla data di scadenza e di presentazione delle fatture. In più è possibile beneficiare della riduzione di 12 mesi nella frequenza delle verifiche e degli accertamenti di natura fiscale. Per accedere al sistema di gestione delle fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate è necessario avere a disposizione le proprie credenziali, oppure delegare un incaricato accreditato.

Le fatture elettroniche devono essere prodotte esclusivamente in formato XML, mentre possono essere inviate con il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, PEC. Per la loro conservazione è possibile scegliere tra due modalità, l’archivio dell’Agenzia delle Entrate utilizzato anche dalle PA, oppure i servizi autorizzati di esterni privati o di terze parti, purché a norma e opportunamente qualificati. Nonostante il primo sia un servizio gratuito, è consigliabile conservare sempre una copia delle fatture elettroniche in un sistema alternativo privato.

Alcune alternative gratuite sono offerte ad esempio alle aziende dalle Camere di Commercio, che mettono a disposizione dei sistemi centralizzati a supporto delle piccole e medie imprese italiane. In questo caso si può accedere con le proprie credenziali CNS, la Carta Nazionale dei Servizi oppure tramite SPID, Sistema Pubblico di Identità Digitale. Altrimenti esistono sistemi privati a pagamento, che dietro il pagamento di un canone fisso o di un costo unico offrono piattaforme specifiche per questo genere di servizi.