Trasferte aziendali in aumento: possibile ritorno ai livelli pre Covid?
Terminato il periodo emergenziale più importante, grazie anche alle riaperture, si cerca pian piano di tornare alla normalità: ad oggi, più del 30% delle aziende vuole tornare a lavorare e a spostarsi come accadeva prima della pandemia. Ciò, ovviamente, include anche l’opportunità di organizzare ed effettuare trasferte per sopperire alle esigenze interne, sia nel settore pubblico che nel privato. L’incremento di tali spostamenti è già visibile e sancisce una ripresa che, in ogni caso, va monitorata al fine di ottimizzare sempre le spese.
Cosa comporta una trasferta aziendale
Il fatto di tornare ai livelli pre-Covid, per ogni azienda si tratta di un fatto molto soggettivo: c’è chi prima organizzava trasferte su larga scala e cerca di riprendere il ritmo e chi comunque non si spostava così di frequente, ma ad oggi trova uno spiraglio per aumentare il giro d’affari con meeting o trasporti differenti. Quale che sia la movimentazione e il suo carico, sia concernente solo le risorse umane che le merci, la trasferta va considerata come una variante del bilancio che deve contribuire, naturalmente, a renderlo positivo.
Ciò significa che anche gli investimenti per la movimentazione dovranno essere oculati, a partire dai mezzi di trasporto al rifornimento di carburante, passando ovviamente per eventuali pernottamenti del personale e per le soste obbligate. Controllare ogni singola spesa pur rimanendo in azienda non sempre si rivela semplice, soprattutto in questo momento di ripresa che appare molto delicato in talune realtà: se però ci si affida a software in grado di digitalizzare pagamenti e persino condizioni del mezzo di trasporto aziendale, tutto diventa più semplice e categorizzabile.
Come digitalizzare una trasferta aziendale
Nella ricerca del software più adatto a questo particolare settore aziendale, si può trovare un alleato in Soldo, la piattaforma che consente di raccogliere una moltitudine di dati utili e recuperarli quando serve, contribuendo a realizzare bilanci e statistiche che possono rivelarsi fondamentali per un’azienda sia a livello mensile che annuo. Basta persino fare una foto a una fattura o a uno scontrino tramite l’app per smartphone e si aggiungerà in automatico al software centrale.
Innanzitutto la trasferta va organizzata con i mezzi di trasporto che abbiano il miglior rapporto comodità/costi, quindi si può trattare di un viaggio in treno ma anche in un’auto aziendale: in ogni caso, l’acquisto dei biglietti o le spese del carburante possono essere inseriti nel software dedicato anche in tempo reale: ci sono carte prepagate dedicate solo al rifornimento di carburante, che riportano in pochi istanti le spese relative alla sede centrale.
Qualunque tipo di pagamento in contanti rischia di essere perso dal punto di vista del bilancio, quindi poter fornire a chi gestisce il fondo per la trasferta una carta per i pagamenti elettronici aumenta il controllo senza che venga comunque intaccato il rapporto tra manager e dipendente. Qualora si renda necessario il prelievo di contante da ATM, invece, l’azienda dovrà avere l’opportunità di monitorare anche tale movimento, consentendo comunque al lavoratore di effettuarlo entro certi limiti predeterminati.
Una pianificazione attenta di tutte le spese di trasferta, dunque, non lascerà punti oscuri su questo investimento nelle risorse umane e potrà consentire di migliorare l’economia interna, diminuendo anche il rischio di frodi: si potranno, infatti, individuare i punti deboli e quelli di forza da migliorare o implementare per una gestione in linea con il marketing e le necessità aziendali. Il tutto, senza dover richiedere al dipendente di anticipare tali spese, ma gestendo in modo intelligente e smart i fondi al fine di renderli disponibili da subito.
