Rimborsi spese per dipendenti: tutto quello che l’azienda deve sapere

La gestione dei rimborsi spesa può risultate spesso complicata. La normativa inquadra infatti tali voci sulla base dei soggetti che effettuano gli acquisti per conto dell’azienda – come dipendenti, lavoratori autonomi o liberi professionisti – prevedendo, di conseguenza, l’erogazione di un rimborso al variare della tipologia di trasferta.

In ogni caso, è bene precisare che, nel cosiddetto rimborso spese, vengono incluse tutte quelle voci relative a viaggi e trasporti – effettuati con auto aziendali, con mezzi del dipendente o con veicoli di terzi – o connesse al vitto, all’alloggio e alle spese di altra natura, come parcheggio, telefono o lavanderia.

Le trasferte dei collaboratori

Le trasferte possono essere di due tipologie, a seconda che si tratti di uno spostamento all’interno o all’esterno del Comune in cui ha sede l’azienda. Nel primo caso, ad esclusione di spese di trasporto opportunamente documentate, come biglietti di autobus e taxi o abbonamenti, i costi dovuti a questo genere di voci vanno ad aggiungersi al reddito del collaboratore. A essere imponibile, naturalmente, è anche il rimborso chilometrico per dipendenti, un costo che invece è completamente deducibile per l’azienda. Tuttavia, le cose cambiano quando si tratta di trasferte al di fuori dal Comune, per le quali sono previste tre diverse modalità di rimborso: l’indennità forfettaria, il rimborso analitico o a piè di lista e il rimborso misto.

I diversi tipi di rimborso

Se l’azienda prevede per le trasferte un’indennità forfettaria, sarà esclusa dall’imponibile del dipendente una cifra giornaliera pari a 46,48 euro, per trasferte all’interno del territorio italiano, e a 77,47 euro, per trasferte all’estero. I rimborsi che eccedano queste cifre concorrono invece alla formazione del reddito del dipendente e, di conseguenza, sono soggetti a tassazione anche se opportunamente documentati. In questo caso, inoltre, i rimborsi chilometrici per i dipendenti non sono imponibili e sono del tutto deducibili dal reddito d’impresa.

Di natura diversa, rispetto all’indennità forfettaria, è il rimborso analitico, che prevede l’esclusione dall’imponibile del dipendente di tutti quei costi dovuti al vitto, all’alloggio e ai viaggi, a patto che questi fornisca una idonea documentazione tramite una nota spese. Le voci rimborsabili, indipendentemente dall’importo, devono essere attestate da fatture e scontrini, i cui dati devono concordare con quelli della trasferta. A metà strada tra le due precedenti soluzioni è invece il rimborso misto, che prevede un’indennità forfettaria pari a 1/3 del rimborso analitico, per le spese di solo vitto o solo alloggio, e di 2/3 per il rimborso di entrambi.

Il rimborso chilometrico

Che si tratti di rimborso analitico, fisso o misto, è importante che la scelta non muti per tutto l’arco della trasferta. Ogni spesa aziendale, naturalmente, deve essere corredata da opportuna documentazione, che sarà gestita dagli uffici amministrativi in fase di rendicontazione. Il rimborso chilometrico, in particolare, deve annoverare alcuni dati ben precisi, come la tipologia di autoveicolo, i chilometri effettuati e il costo della spesa sostenuta. Proprio per questo, molte aziende si affidano a sistemi che semplificano la riconciliazione tra fatture e spese aziendali, senza contare che la normativa vigente, affinché le spese carburante siano deducibili, prevede che vengano effettuate mediante mezzi tracciabili.

La rendicontazione

Tra le scelte che agevolano il business aziendale c’è Soldo, un sistema di carte prepagate smart che semplificano le fasi di rendicontazione. Le carte Soldo possono essere associate a chiunque effettui spese per conto dell’azienda, come dipendenti e soggetti autonomi, e consentono di visualizzare tutte le attività con un report in tempo reale. Soldo funziona mediante un’app che cattura le ricevute di ogni transazione e le invia a una web console, con un processo che contribuisce ad annullare tutti quei problemi legati alla riconciliazione. Le carte Soldo possono essere nominative o associate a un particolare progetto; hanno limiti di budget personalizzabili e consentono un tetto massimo giornaliero o per transazione. Inoltre, sono ricaricabili in qualsiasi momento, semplificando il lavoro dei collaboratori e degli uffici dell’amministrazione.