L’importanza della riconciliazione contabile per la tua azienda

La riconciliazione contabile è una procedura che garantisce una più corretta individuazione dei beni strumentali catalogati nel libro dei cespiti. Obbligatoria ex lege, è resa necessaria dall’esigenza di eliminare possibili discrepanze tra l’inventario fisico e il registro contabile, che sono talvolta generate da un errore nelle operazioni di inventario dei cespiti; errori e imprecisioni che ostacolano le operazioni fiscali, rendendo la gestione del patrimonio aziendale sensibilmente più complicata.

Per non parlare del fatto che ogni inesattezza può complicare le operazioni di controllo da parte dei pubblici ufficiali, comportando, per le aziende, il pagamento di onerose sanzioni.

Inventario Cespiti: le imprecisioni che causano problemi

Gli errori che rendono necessarie le operazioni di riconciliazione contabile sono numerosi. Non è raro, infatti, che l’inventario dei cespiti presenti una mancata registrazione di beni patrimoniali o che contenga alcuni asset non appartenenti all’azienda.

Il più delle volte, le inesattezze riguardano invece la catalogazione dei beni, i quali, pur essendo inseriti nell’inventario, figurano all’interno di una categoria e non sotto una dicitura chiara e univoca; per non parlare di doppie nomenclature o nomi differenti per indicare lo stesso genere di strumenti. Si tratta di errori spesso banali, ma che non devono essere sottovalutati, poiché possono dare luogo a una inesatta compilazione del libro cespiti e a una gestione meno efficiente del patrimonio aziendale.

La riconciliazione contabile

La riconciliazione contabile è il solo modo per evitare il verificarsi di errori e incongruenze. Fondamentale, quindi, affidarsi a procedure che posano assicurare la compilazione di un inventario dei cespiti più scrupolosa, eventualmente avvalendosi di metodologie che escludano ogni singola inesattezza.

Uno degli approcci più interessanti sul mercato è quello proposto da GGnet, azienda con oltre 30 anni di esperienza nella gestione dei cespiti, oggi specializzata in un approccio dal carattere rivoluzionario per prendersi cura a 360° dei beni aziendali.

La procedura di catalogazione dei beni strumentali di GGnet si avvale infatti di una serie di step rigorosissimi per l’individuazione descrittiva e localizzativa di ogni asset, garantendo, al contempo, una corretta riconciliazione contabile.

Strumenti innovativi per l’inventario cespiti e la riconciliazione

L’inventario dei cespiti realizzato da GGnet si basa di una metodologia di catalogazione informatizzata che utilizza un’etichettatura basata sulle tecnologie RFID e Barcode. Questo approccio permette di assegnare a ogni asset un codice univoco, facilmente decodificabile tramite il ricorso alla lettura elettronica e capace di garantirne l’identificazione immediata. Una metodologia che rappresenta per le aziende un beneficio non da poco, soprattutto se si considera che può assicurare un risultato estremamente accurato.

In questa fase, GGnet si avvale inoltre di una procedura che permette la localizzazione esatta di ogni bene all’interno dell’azienda. Tutto ciò è possibile grazie a uno studio planimetrico preventivo degli spazi e alla conseguente applicazione di un codice QR all’ingresso di ogni stanza: un metodo che consente di codificare le aree nelle quali sono collocati i diversi asset e renderli sempre reperibili. Ogni bene censito è poi corredato da un’opportuna descrizione, quindi fotografato e archiviato all’interno di un database, in modo che le informazioni vengano registrate da un software e utilizzate per la gestione dei beni patrimoniali.

I benefici di una corretta riconciliazione

Una riconciliazione efficiente fra asset aziendali e beni presenti nel registro contabile può garantire una serie di vantaggi: in primo luogo fa in modo che sia sempre possibile accedere a una chiara valutazione del patrimonio fisico dell’azienda, un dato che assicura una migliore pianificazione delle strategie anche a livello finanziario.

In secondo luogo, permette di valutare se portare i cespiti all’attivo o al passivo al variare della propria situazione, nonché di avere sempre una chiara panoramica sui singoli beni, comprensiva dello stato di manutenzione. In questo modo si può ad esempio risparmiare su acquisti non necessari, poiché è possibile individuare la presenza di asset analoghi e non utilizzati all’interno delle sedi aziendali e massimizzare i beni già acquistati. La riconciliazione è inoltre importante per avere un’idea precisa dei beni ammortizzabili, per ottenere storni e per recupero di imposta, nonché per avere una valutazione degli asset e dell’impresa in caso di vendite o acquisizioni.