Flotte aziendali: come ottimizzare la gestione grazie ai software

Quando occorre gestire una flotta di veicoli aziendali piuttosto consistente, costituita da automezzi di proprietà, a noleggio o in leasing, ricorrere ad un software dedicato è la scelta migliore, poiché permette di avere sempre sotto controllo il proprio parco macchine, ottimizzando il lavoro ed ottenendo un rilevante vantaggio anche sotto l’aspetto economico.

Un software apposito permette di gestire la flotta aziendale, di avere un perfetto ordine per quanto riguarda gli aspetti amministrativi e offre la possibilità di verificare e analizzare i costi e lo stato dei propri veicoli in qualsiasi momento.

I vantaggi di un software modulare che risponde ad ogni diversa esigenza

L’uso di un applicativo modulare che consente una gestione efficiente delle flotte aziendali è ideale in quanto permette la massima flessibilità e personalizzazione, in base alle specifiche esigenze di controllo dei mezzi.

Automobili, veicoli commerciali, automezzi per il trasporto pesante, macchine per movimento terra e lavori agricoli, sia di proprietà che a noleggio o in leasing, possono essere catalogati e controllati in maniera tale da monitorarne le caratteristiche tecniche e amministrative con la massima precisione e affidabilità.

L’applicativo consente di suddividere la propria flotta aziendale in base alle funzioni e all’impiego sul territorio, di controllare le scadenze dei contratti di noleggio e di leasing, di gestire tutte le pratiche e gli obblighi burocratici, quali possono essere il pagamento di imposte e multe e le procedure assicurative in caso di sinistri, furti e altri incidenti.

Gestione accurata dei giornali di bordo, dei consumi e delle spese

Con l’uso di un software gestionale per veicoli aziendali, è possibile aggiornare i giornali di bordo anche tramite applicazione mobile e disporre di una visione completa della disponibilità dei vari automezzi e delle autorizzazioni da parte di chi ne fa uso.

L’applicativo permette di controllare le spese per il carburante, l’uso delle fuel card e le giacenze in caso di serbatoi di carburante interni, le società che svolgono l’attività di car sharing possono inoltre disporre di un sistema preciso di geolocalizzazione, per verificare costantemente la posizione di ogni veicolo.

Anche la manutenzione, le riparazioni, le fatture delle officine e le spese dovute sia agli interventi tecnici che alle ore di fermo dei veicoli vengono essere tracciate con precisione, con relativa notifica in previsione della scadenza di revisioni obbligatorie, controlli periodici ed emissione tagliandi.

Un altro vantaggio dovuto all’uso di un gestionale per le flotte di veicoli aziendali è la disponibilità di dati sempre aggiornati e quindi di ottenere report, statistiche, analisi dei costi e dei consumi, monitoraggi delle prestazioni, e altre informazioni indispensabili per ottimizzare e ridurre i costi e per avere una visione sempre ampia e completa dei propri veicoli.

Per quali settori è maggiormente indicato il software per le flotte aziendali

L’uso del software gestionale per le flotte di veicoli aziendali è indicato per tutte quelle aziende che dispongono di un parco autoveicoli di proprietà, a noleggio o in leasing, automobili, furgoni, veicoli commerciali e industriali, automezzi per trasporti e logistica, sia disposte in un’unica sede che distribuite nel territorio nazionale ed estero.

Il controllo della propria flotta veicoli, la compilazione di report e statistiche relativi a costi di gestione, manutenzione e consumi, la disponibilità di informazioni sempre precise e aggiornate riguardo agli obblighi fiscali evita gli errori e le dimenticanze e consente di verificare in ogni momento le condizioni tecniche e le spese per ogni singolo automezzo.

Si raccomanda di ricorrere alla gestione automatizzata sia per le piccole flotte di proprietà, quali possono essere auto aziendali usate da tecnici, dirigenti e collaboratori, sia per le imprese che si occupano di trasporti e traslochi internazionali, di logistica e movimentazione di merci e materiali, di servizi urbani e di fornitura di veicoli in car sharing.