Controllo dipendenti: ecco come funziona
L’amministrazione di un’azienda ha la necessità di contabilizzare le ore di lavoro effettive dei propri dipendenti. Questo è importante sia per il settore pubblico che per quello privato. All’atto pratico, il controllo dipendenti comporta monitorare gli orari di ingresso e di uscita, gestire le richieste di permessi e ferie, variazioni d’orario o altro, avere a disposizione i dati sulle presenze. Il controllo dipendenti, grazie a un buon sistema di rilevazione, produce una certificazione trasparente dei dati relativi agli orari effettivi dei collaboratori. Ciò è un vantaggio sia per il dipendente che per l’azienda, perché il rapporto lavorativo è regolarizzato, si evitano le ingiustizie e la contabilità dispone di informazioni precise, che utilizza per effettuare i suoi calcoli e le sue valutazioni.
Come funziona la rilevazione presenze?
Il controllo dipendenti deve rispettare la Normativa sulla Privacy e, in base al decreto attuativo Jobs Act del 2015, le informazioni ottenute dall’azienda devono riguardare solo dati di localizzazione. Il dispositivo deve indicare quando la localizzazione è attivata, i dati vanno esaminati solo se necessario e non possono essere divulgati. Il Garante della Privacy può consultarli. I lavoratori devono essere informati in modo chiaro sul sistema di rilevazione, che deve avvenire a intervalli regolari e stabiliti. Il marcatempo rimane al collaboratore, che può disattivarlo fuori l’orario di lavoro.
La rilevazione è legata a una tessera elettronica personale del dipendente, connessa alle sue generalità, e non può essere ceduta a terzi. Questa viene utilizzata dal collaboratore presso i rilevatori elettronici che, di solito, sono all’ingresso dell’azienda. Il badge elettronico traccia l’orario di ingresso e di uscita del lavoratore. I dati assunti dal rilevatore possono confluire su dei database centralizzati, in un server, e qui venire processati dal software apposito.
Un simile sistema integrato presenta diversi vantaggi: intercambiabilità tra sistemi o terminali se si presenta la necessità di una sostituzione; reperibilità immediata dei dati; facilità di gestione delle variazionidegli orari di lavoro, snellendo le incombenze all’ufficio del personale. L’interoperabilità tra i vari dispositivi permette di tenere sotto controllo abusi, errori e informazioni non coerenti.
Con l’accesso remoto alla casella personale, ogni dipendente può monitorare le proprie presenze e le proprie assenze, tenere conto dei permessi già sfruttati e inoltrare richieste, ricevendo velocemente una risposta dal proprio responsabile.
Quali sono le tecnologie impiegate?
La tecnologia GPS utilizza dei sofisticati ricevitori per stabilire l’esatta posizione di una persona o un oggetto, grazie ai satelliti; i sistemi di controllo dipendenti posso integrare il Global Positioning System e disporre anche di app (i dispositivi mobili hanno il GPS integrato). Il GPS permette, per esempio, la timbratura del cartellino a distanza, preziosa per chi lavora in cantieri esterni. A tal proposito, i marcatempo rilevano le presenze dei dipendenti fuori sede: sono piccoli, antiurto, resistenti alla polvere e ad alte temperature. Sfruttano la tecnologia RFID, oltre che GPS.
PowerWeb, invece, è un applicativo web per la gestione delle ore lavorate, controlla le presenze e rileva le anomalie. Impiega la tecnologia Microsoft più avanzata e può essere utilizzato con connessione internet da PC e dispositivi mobili in hosting o con installazione sul server dell’azienda. Si possono personalizzare le funzioni e permettere a terzi, come i dipendenti autorizzati, di consultare i dati. Naturalmente, non mancano le app: ClockApp trasforma lo smartphone in un marcatempo e permette ai dipendenti di registrare anche la propria attività (il luogo di lavoro è segnalato dal GPS) o di leggere un Tag NFC o un QR Code. Non è necessario la abbiano tutti, basta ne possa usufruire il caposquadra. ClockApp interagisce con PowerWeb e invia le attività svolte, rendendo possibile lo scambio di informazioni. In questo modo, la gestione delle presenze è più semplice.
