Carte carburante: caratteristiche e vantaggi delle pregate smart Drive

Sono sempre di più i dipendenti e collaboratori che svolgono la maggior parte della propria attività lavorativa al di fuori della sede dell’ufficio.

Rappresentanti e commerciali ricoprono un ruolo che richiede loro di effettuare spesso trasferte temporanee, sul territorio nazionale e, talvolta, anche estero, per incontrare clienti, proporre servizi offerti dall’azienda e promuovere il brand della società.

In questa situazione vengono spesso messi a disposizione veicoli aziendali che i dipendenti possono utilizzare per spostarsi in completa autonomia. Ciò, però, comporta, un’attenta amministrazione delle spese extra come quelle del carburante. Dopo il rientro in sede, il lavoratore dovrà consegnare tutta la documentazione relativa ai pagamenti all’ufficio del personale che si occuperà di gestirne i rimborsi. 

Qualora il dipendente anticipasse somme di denaro per le spese del carburante, ha infatti il diritto di  chiederne la restituzione a fronte della presentazione di adeguati giustificativi che ne attestino la veridicità. In mancanza di questi, l’ufficio amministrativo non potrà procedere al rimborso che solitamente viene erogato direttamente in busta paga.

La difficoltà nel gestire le spese di trasferta e, in particolare, quelle del carburante, risiede nel fatto che spesso lo stesso mezzo aziendale possa essere utilizzato da più dipendenti. In tal caso, se essi non vengono registrati correttamente durante la fase di assegnazione del veicolo, il reparto contabile si troverà a dover affrontare diverse problematiche legate al chilometraggio percorso e alle relative spese del carburante sostenute da ogni dipendente.

Soldo Drive: la soluzione ideale per gestire le spese carburante

Per ovviare a questo problema, la soluzione ideale è la Carta Soldo Drive, uno strumento elettronico tracciabile con il quale pagare solo i costi del carburante, che può essere associato sia direttamente al lavoratore che alla targa dell’auto. In questo modo sarà possibile monitorare costantemente tutte le spese effettuate in tempo reale mediante l’impiego di un apposito gestionale.

Ogni carta può essere personalizzata con un budget stabilito e, qualora necessario, il datore di lavoro potrà procedere a ricaricarla o con bonifico bancario o recandosi presso uno dei numerosi punti vendita SisalPay.

Come facilitare la rendicontazione e la riconciliazione

Il dipendente o collaboratore, potrà utilizzare la carta Soldo Drive per fare rifornimento in qualsiasi stazione di servizio sia sul territorio italiano che estero, senza quindi impiegare del tempo in più per ricercare quella convenzionata. Al termine dell’operazione, è necessario  chiedere al benzinaio di inviare la fattura; in questo modo, grazie al servizio aggiuntivo offerto da Soldo, sarà possibile caricarla nella sezione specifica dell’apposita applicazione.

Dopo aver inserito correttamente tutte le fatture all’interno del software di Soldo, si potrà procedere alla riconciliazione delle spese: ogni giustificativo fiscale sarà, infatti, associato al relativo pagamento. Al termine di questo procedimento, verrà generato un report che il comparto amministrativo potrà consultare prima di procedere alla rendicontazione mensile.

Ad ogni utilizzo della carta prepagata, l’operatore riceverà una notifica sul proprio smartphone dell’avvenuto pagamento, così da gestire autonomamente le spese effettuate e controllare il credito residuo. Allo stesso modo, l’azienda potrà gestire tutti i pagamenti che il dipendente effettua in relazione alla spesa per il carburante.

Inoltre, ogni qualvolta venga eseguita una transazione, la carta riconosce e acquisisce automaticamente tutti i dati relativi ai singoli pagamenti: informazioni anagrafiche, orario e data dell’avvenuto acquisto, importo ed esercente che faciliteranno in modo considerevole la compilazione della nota spese, che potrà essere scaricata direttamente online.

Avendo quindi a disposizione tutta la documentazione necessaria in formato digitale, il lavoro di contabilizzazione delle fatture elettroniche e di tutti i giustificativi fiscali verrà notevolmente semplificato.

Per richiedere la Carta Drive di Soldo è possibile consultare la piattaforma online drive.soldo.com e procedere alla compilazione dell’apposito form. L’attivazione è pratica e veloce.